<Bitte nutzen Sie den RTF Download und tragen dort Ihre Daten ein, bevor Sie dieses Informationsblatt weitergeben>
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Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
Zweck der Verarbeitung ist die technische Unterstützung der zuständigen Wohngeldstelle bei der Bearbeitung von Wohngeldanträgen.
- technische Verarbeitung eingereichter Wohngeldanträge und Nachweise,
- Klassifikation eingereichter Dokumente nach fachlichen Dokumentenkategorien,
- Extraktion relevanter Datenpunkte aus Anträgen und Nachweisen,
- Prüfung der Vollständigkeit der für die Bearbeitung erforderlichen Unterlagen und Angaben,
- Plausibilitäts- und Konsistenzprüfung zwischen Angaben im Antrag und eingereichten Nachweisen,
- Kennzeichnung auffälliger, widersprüchlicher oder unvollständiger Angaben zur fachlichen Prüfung durch die Sachbearbeitung,
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Nachforderungen, soweit Unterlagen fehlen oder Angaben unvollständig sind.
Die durch iva.WG erzeugten Hinweise, Extraktionsergebnisse und Prüfergebnisse dienen ausschließlich als Unterstützung der Sachbearbeitung. Die fachliche Würdigung, Entscheidung und Kommunikation gegenüber der antragstellenden Person erfolgen durch die zuständige Wohngeldstelle.
Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines antragsgebundenen Wohngeldverfahrens sowie zur technischen Unterstützung der zuständigen Wohngeldbehörde bei der Bearbeitung eingereichter Wohngeldanträge und Nachweise.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO sowie § 22 und § 24 WoGG. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten der Wohngeldbehörde erforderlich ist, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO.
§ 22 WoGG begründet die Durchführung des antragsgebundenen Wohngeldverfahrens. § 24 WoGG begründet die Aufgabe der zuständigen Wohngeldbehörde, über Wohngeldanträge zu entscheiden.
Soweit Sozialdaten verarbeitet werden, erfolgt deren Erhebung auf Grundlage von § 67a SGB X. Die Speicherung, Nutzung, Veränderung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung erfolgt auf Grundlage von § 67b SGB X. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für Zwecke der Durchführung des jeweiligen Wohngeldverfahrens unter Beachtung der Zweckbindung gemäß § 67c SGB X.
Soweit eingereichte Anträge, Nachweise oder sonstige Unterlagen im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, erfolgt deren Verarbeitung zur Durchführung des Wohngeldverfahrens auf Grundlage von § 67a Abs. 1 und § 67b Abs. 1 SGB X. Soweit Angaben zu Schwerbehinderung oder Pflegebedürftigkeit betroffen sind, kann die Verarbeitung insbesondere der Berücksichtigung eines Freibetrags nach § 17 Abs. 1 Nr. 1 WoGG dienen.
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:Ja, eine Verarbeitung personenbezogener Daten gegenüber berechtigten Stellen erfolgt, soweit dies für die fachliche Nutzung, den Betrieb, die Wartung, die Sicherheit und die technische Bereitstellung von iva.WG erforderlich ist.
1 / Wohngeldstelle an iva.WG beziehungsweise an den für iva.WG eingesetzten Auftragsverarbeiter /
Eingereichte Wohngeldanträge, Nachweise und sonstige Unterlagen einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie zugehörige Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten (z.B. Aktenzeichen, Wohngeldnummer, Vorgangs- oder Fallkennung, Dokument-ID, Dokumenttyp, Eingangsdatum sowie Angaben dazu, welchem Wohngeldantrag, Haushalt oder Haushaltsmitglied ein eingereichtes Dokument zugeordnet ist) /
Fachliche Bearbeitung von Wohngeldanträgen. Zugriff ausschließlich durch berechtigte Sachbearbeitende und fachliche Administratorinnen beziehungsweise Administratoren.
2 / AKDB als Auftragsverarbeiterin an genehmigte Unterauftragsverarbeiter /
Nur die jeweils für die konkrete technische Leistungserbringung erforderlichen Daten, insbesondere Dokumente, Vorgangs- und Zuordnungsdaten sowie daraus technisch verarbeitete Daten. /
Hosting, Betrieb, Wartung, Administration, Fehleranalyse, Sicherheitsmaßnahmen und technische Unterstützung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
3 / Übergabe aus iva.WG an die eingesetzte KI-Verarbeitungskomponente eines genehmigten Unterauftragsverarbeiters /
Die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang erforderlichen hochgeladenen Dokumente oder Dokumenteninhalte einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie die für die technische Zuordnung erforderlichen Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten /
Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Dokumentenzuordnung und Unterstützung der Vollständigkeitsprüfung innerhalb des jeweiligen Wohngeldvorgangs. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der genehmigten Unterauftragsverarbeitung.
4 / iva.WG beziehungsweise die Betriebsumgebung von iva.WG an berechtigte Support-, Wartungs- und Administrationspersonen bei AKDB sowie, soweit erforderlich und genehmigt, bei Unterauftragsverarbeitern /
Im Einzelfall die für die jeweilige Support-, Wartungs- oder Administrationsmaßnahme erforderlichen Daten. Dies können insbesondere technische Protokoll- und Konfigurationsdaten, Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten sowie, soweit für die Fehleranalyse oder Störungsbeseitigung erforderlich, Antrags-, Nachweis- und Dokumentendaten einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sein. /
Anlassbezogener technischer Zugriff zur Fehleranalyse, Störungsbeseitigung, Wartung, Sicherheitsprüfung, Administration oder Wiederherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs von iva.WG. Zugriffe erfolgen ausschließlich rollen- und berechtigungsbasiert, nach dem Erforderlichkeitsprinzip und werden, soweit technisch vorgesehen, protokolliert.
Die konkrete Benennung der eingesetzten Auftragsverarbeiter und Unterauftragnehmer ergibt sich aus dem jeweils gültigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und dem dazugehörigen Unterauftragnehmerverzeichnis.
Es findet keine Übermittlung an Drittländer statt.
Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelöscht:
1 / Die in iva.WG verarbeiteten Antrags-, Dokumenten-, Extraktions- und Prüfdaten werden grundsätzlich für zwölf Monate ab Eingang beziehungsweise letzter Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs in iva.WG gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gemäß dem Löschkonzept automatisiert gelöscht. Die langfristige Aufbewahrung der für das Wohngeldverfahren erforderlichen Daten erfolgt außerhalb von iva.WG in den dafür vorgesehenen Fachverfahren oder Aktenführungssystemen.
2 / Protokoll- und Betriebsdaten werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht
3 / Technisch erforderliche Session- und Sicherheitsinformationen werden nach Ende der Sitzung beziehungsweise spätestens nach Ablauf der vorgesehenen Sitzungsdauer gelöscht.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:
Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, hat dies folgende Konsequenzen:
Werden erforderliche Angaben, Unterlagen oder gesetzlich geschuldete Auskünfte nicht bereitgestellt, kann der Wohngeldantrag gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden. Dies kann dazu führen, dass Wohngeld nicht, nicht rechtzeitig oder nicht in der beantragten Höhe bewilligt werden kann.