Informationsblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 12 und 13 DSGVO)
Verfahren:  IVA Intelligenter Verwaltungsassistent
Verarbeitungstдtigkeit:  Der Intelligente Verwaltungsassistent Wohngeld, nachfolgend *iva.WG*, ist eine webbasierte Fachanwendung zur technischen Unterstьtzung der Bearbeitung von Wohngeldantrдgen. iva.WG verarbeitet im Rahmen des Wohngeldverfahrens eingereichte Antrдge und Nachweise, klassifiziert Dokumente, extrahiert relevante Datenpunkte, unterstьtzt die Prьfung der Vollstдndigkeit eingereichter Unterlagen und weist auf mцgliche Auffдlligkeiten, Abweichungen oder fehlende Angaben hin. Die Anwendung dient ausschlieЯlich der Vorbereitung und Unterstьtzung der fachlichen Bearbeitung durch die zustдndige Wohngeldstelle. Eine automatisierte Entscheidung ьber die Bewilligung, Ablehnung, Hцhe oder Dauer eines Wohngeldanspruchs erfolgt nicht. Die abschlieЯende fachliche Prьfung und Entscheidung verbleibt vollstдndig bei der zustдndigen Sachbearbeitung.

Die jeweils zustдndige Kommune beziehungsweise Wohngeldstelle ist Verantwortlicher fьr die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Wohngeldverfahrens.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
<Bitte nutzen Sie den RTF Download und tragen dort Ihre Daten ein, bevor Sie dieses Informationsblatt weitergeben>

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
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3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
Zweck der Verarbeitung ist die technische Unterstьtzung der zustдndigen Wohngeldstelle bei der Bearbeitung von Wohngeldantrдgen.

- technische Verarbeitung eingereichter Wohngeldantrдge und Nachweise,
- Klassifikation eingereichter Dokumente nach fachlichen Dokumentenkategorien,
- Extraktion relevanter Datenpunkte aus Antrдgen und Nachweisen,
- Prьfung der Vollstдndigkeit der fьr die Bearbeitung erforderlichen Unterlagen und Angaben,
- Plausibilitдts- und Konsistenzprьfung zwischen Angaben im Antrag und eingereichten Nachweisen,
- Kennzeichnung auffдlliger, widersprьchlicher oder unvollstдndiger Angaben zur fachlichen Prьfung durch die Sachbearbeitung,
- Unterstьtzung bei der Vorbereitung von Nachforderungen, soweit Unterlagen fehlen oder Angaben unvollstдndig sind.

Die durch iva.WG erzeugten Hinweise, Extraktionsergebnisse und Prьfergebnisse dienen ausschlieЯlich als Unterstьtzung der Sachbearbeitung. Die fachliche Wьrdigung, Entscheidung und Kommunikation gegenьber der antragstellenden Person erfolgen durch die zustдndige Wohngeldstelle.
Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchfьhrung eines antragsgebundenen Wohngeldverfahrens sowie zur technischen Unterstьtzung der zustдndigen Wohngeldbehцrde bei der Bearbeitung eingereichter Wohngeldantrдge und Nachweise.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO sowie § 22 und § 24 WoGG. Soweit die Verarbeitung zur Erfьllung gesetzlicher Pflichten der Wohngeldbehцrde erforderlich ist, erfolgt sie ergдnzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO.
§ 22 WoGG begrьndet die Durchfьhrung des antragsgebundenen Wohngeldverfahrens. § 24 WoGG begrьndet die Aufgabe der zustдndigen Wohngeldbehцrde, ьber Wohngeldantrдge zu entscheiden.

Soweit Sozialdaten verarbeitet werden, erfolgt deren Erhebung auf Grundlage von § 67a SGB X. Die Speicherung, Nutzung, Verдnderung, Einschrдnkung der Verarbeitung und Lцschung erfolgt auf Grundlage von § 67b SGB X. Die Verarbeitung erfolgt ausschlieЯlich fьr Zwecke der Durchfьhrung des jeweiligen Wohngeldverfahrens unter Beachtung der Zweckbindung gemдЯ § 67c SGB X.
Soweit eingereichte Antrдge, Nachweise oder sonstige Unterlagen im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, erfolgt deren Verarbeitung zur Durchfьhrung des Wohngeldverfahrens auf Grundlage von § 67a Abs. 1 und § 67b Abs. 1 SGB X. Soweit Angaben zu Schwerbehinderung oder Pflegebedьrftigkeit betroffen sind, kann die Verarbeitung insbesondere der Berьcksichtigung eines Freibetrags nach § 17 Abs. 1 Nr. 1 WoGG dienen.

4. Empfдnger oder Kategorien von Empfдngern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
Ja, eine Verarbeitung personenbezogener Daten gegenьber berechtigten Stellen erfolgt, soweit dies fьr die fachliche Nutzung, den Betrieb, die Wartung, die Sicherheit und die technische Bereitstellung von iva.WG erforderlich ist.

1 / Wohngeldstelle an iva.WG beziehungsweise an den fьr iva.WG eingesetzten Auftragsverarbeiter /
Eingereichte Wohngeldantrдge, Nachweise und sonstige Unterlagen einschlieЯlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie zugehцrige Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten (z.B. Aktenzeichen, Wohngeldnummer, Vorgangs- oder Fallkennung, Dokument-ID, Dokumenttyp, Eingangsdatum sowie Angaben dazu, welchem Wohngeldantrag, Haushalt oder Haushaltsmitglied ein eingereichtes Dokument zugeordnet ist) /
Fachliche Bearbeitung von Wohngeldantrдgen. Zugriff ausschlieЯlich durch berechtigte Sachbearbeitende und fachliche Administratorinnen beziehungsweise Administratoren.

2 / AKDB als Auftragsverarbeiterin an genehmigte Unterauftragsverarbeiter /
Nur die jeweils fьr die konkrete technische Leistungserbringung erforderlichen Daten, insbesondere Dokumente, Vorgangs- und Zuordnungsdaten sowie daraus technisch verarbeitete Daten. /
Hosting, Betrieb, Wartung, Administration, Fehleranalyse, SicherheitsmaЯnahmen und technische Unterstьtzung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3 / Ьbergabe aus iva.WG an die eingesetzte KI-Verarbeitungskomponente eines genehmigten Unterauftragsverarbeiters /
Die fьr den jeweiligen Verarbeitungsvorgang erforderlichen hochgeladenen Dokumente oder Dokumenteninhalte einschlieЯlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie die fьr die technische Zuordnung erforderlichen Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten /
Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Dokumentenzuordnung und Unterstьtzung der Vollstдndigkeitsprьfung innerhalb des jeweiligen Wohngeldvorgangs. Die Verarbeitung erfolgt ausschlieЯlich im Rahmen der genehmigten Unterauftragsverarbeitung.

4 / iva.WG beziehungsweise die Betriebsumgebung von iva.WG an berechtigte Support-, Wartungs- und Administrationspersonen bei AKDB sowie, soweit erforderlich und genehmigt, bei Unterauftragsverarbeitern /
Im Einzelfall die fьr die jeweilige Support-, Wartungs- oder AdministrationsmaЯnahme erforderlichen Daten. Dies kцnnen insbesondere technische Protokoll- und Konfigurationsdaten, Akten- und Dokumentenzuordnungsdaten sowie, soweit fьr die Fehleranalyse oder Stцrungsbeseitigung erforderlich, Antrags-, Nachweis- und Dokumentendaten einschlieЯlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sein. /
Anlassbezogener technischer Zugriff zur Fehleranalyse, Stцrungsbeseitigung, Wartung, Sicherheitsprьfung, Administration oder Wiederherstellung des ordnungsgemдЯen Betriebs von iva.WG. Zugriffe erfolgen ausschlieЯlich rollen- und berechtigungsbasiert, nach dem Erforderlichkeitsprinzip und werden, soweit technisch vorgesehen, protokolliert.

Die konkrete Benennung der eingesetzten Auftragsverarbeiter und Unterauftragnehmer ergibt sich aus dem jeweils gьltigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und dem dazugehцrigen Unterauftragnehmerverzeichnis.

5. Ьbermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es findet keine Ьbermittlung an Drittlдnder statt.

6. Vorgesehene Fristen fьr die Lцschung der verschiedenen Datenkategorien
Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelцscht:
1 / Die in iva.WG verarbeiteten Antrags-, Dokumenten-, Extraktions- und Prьfdaten werden grundsдtzlich fьr zwцlf Monate ab Eingang beziehungsweise letzter Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs in iva.WG gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gemдЯ dem Lцschkonzept automatisiert gelцscht. Die langfristige Aufbewahrung der fьr das Wohngeldverfahren erforderlichen Daten erfolgt auЯerhalb von iva.WG in den dafьr vorgesehenen Fachverfahren oder Aktenfьhrungssystemen.

2 / Protokoll- und Betriebsdaten werden grundsдtzlich nach 90 Tagen gelцscht

3 / Technisch erforderliche Session- und Sicherheitsinformationen werden nach Ende der Sitzung beziehungsweise spдtestens nach Ablauf der vorgesehenen Sitzungsdauer gelцscht.

7. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:

•Recht auf Auskunft ьber die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Recht auf Berichtigung, Lцschung, Einschrдnkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafьr vorliegen,
•Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten fьr den Datenschutz, Wagmьller-StraЯe 18, 80538 Mьnchen,
•Recht auf Datenьbertragbarkeit, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafьr vorliegen.
8. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende	Erklдrung eingewilligt haben, kцnnen Sie die Einwilligung jederzeit fьr die Zukunft widerrufen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, hat dies folgende Konsequenzen:
Werden erforderliche Angaben, Unterlagen oder gesetzlich geschuldete Auskьnfte nicht bereitgestellt, kann der Wohngeldantrag gegebenenfalls nicht oder nicht vollstдndig bearbeitet werden. Dies kann dazu fьhren, dass Wohngeld nicht, nicht rechtzeitig oder nicht in der beantragten Hцhe bewilligt werden kann.