Informationsblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 12 und 13 DSGVO)

Verfahren: OK.JUG Jugendamt [UNIFACE]

Verarbeitungstätigkeit: Verarbeitungstätigkeit:
Durchführung der Aufgaben der Jugendämter nach Art. 6 DSGVO, Art. 4 BayDSG-E i.V., § 62 ff. Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII), dem Gesetz für Kinder- und Jugendhilfe (KJHG) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und den jeweils dazu ergangenen Durchführungsrichtlinien

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
Das Anwendungsverfahren OK.JUG ermöglicht die effiziente Sachbearbeitung von
Meldungen nach dem Achten Sozialgesetzbuch (SGB VIII), dem
Gesetz für Kinder- und Jugendhilfe (KJHG) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)
innerhalb und außerhalb von Einrichtungen

Durchführung der Aufgaben des Jugendamtes in den Bereichen:
Beistandschaft,
Beurkundung,
Sorgerechtsregister,
Wirtschaftliche Jugendhilfe,
Tagesbetreuung,
Unterhaltsvorschuss,
Allgemeiner Sozialdienst,
Pflegekinderdienst,
Jugendgerichtshilfe,
Vorgänge,
Elternbriefversand

Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
Art. 6 DSGVO, Art. 4 BayDSG-E i.V. mit dem Gesetz für Kinder- und Jugendhilfe (KJHG) und Sozialgesetzbuch (SGB) Achtes Buch (VIII), Bundesstatistikgesetz (BstatG), Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
1 Staatsoberkasse HKR-DÜ-In der Regel 2 mal pro Monat

2 Geldinstitute Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BayDSG-E 1-10 mal pro Monat: Banküberweisungen an Zahlungsempfänger

3.1 Bayerisches Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG-E i.V.m. §§ 98 - 103 SGB VIII und § 15 Gesetz über die Statistik für Bundeszwecke (BStatG) Unregelmäßig bei Abmeldungen, mindestens 1 mal jährlich für Statistikzwecke

3.2 Bayerisches Landesjugendamt Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG-E i.V. mit § 80 SGB VIII i.V. mit § 15 Gesetz über die Statistik für Bundeszwecke (BStatG) 1 mal jährlich zur Jugendhilfeberichterstattung (JUBB) für Statistikzwecke

4 Bayerisches Behördeninformationssystem (BayBIS) § 71 Abs. 1 Satz 4 SGB X Bei Bedarf zum Abgleich und zur Übernahme

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es findet keine Übermittlung an Drittländer statt.

6. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelöscht:
Rechtliche Basis stellen die Art. 17 DSGVO Recht auf Löschung sowie § 35 BDSG Recht auf Löschung dar.
Ferner werden die landesspezifischen Aufbewahrungsfrsiten berücksichtigt.

Weitere rechtliche Grundlagen:
Daten von Leistungs- und Zahlungsempfänger sind nach
dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG) und der Aussonderungsbekanntmachung, insbesondere Artikel 6, 10, 13 Absatz 2 BayArchivG und Nummer 6, 14 der
Aussonderungsbekanntmachung zu löschen, sobald der unter Punkt 2 genannte
Zweck entfällt, beziehungsweise - wenn es sich um haushaltsrelevante Daten handelt
- nach 3 Jahren (gemäß Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und
Sozialordnung, Familie und Frauen zur Aufbewahrung von Akten in Jugendämtern
vom 26. Juli 2004)

a) Haushaltsrelevante Daten, die der Rechnungsprüfung unterliegen:
6 bzw. 10 Jahre nach Beendigung des Falles
(Art. 17 DSGVO i.V.m. § 84 Abs. 2 SGB X und §§ 62 und 82 KommHV)

b) Daten zur Jugendgerichtshilfe (Ziffer 2.9):
Ablauf des Jahres der Vollendung des 21. Lebensjahrs der betroffenen Person, spätestens 5 Jahre nach letztem Akteneintrag

c) Urkunden nach § 59 SGB VIII:
30 Jahre nach Ausstellung

d) Daten zu Pflegschaft / Vormundschaft:
aa) 30 Jahre (beginnend mit Ablauf des Jahres in dem die Volljährigkeit (bzw. des jüngsten Geschwisterteils) erlangt wird)
bb) bei Ablehnung der Pflegschaft / Vormundschaft: nach Rechtskraft der Entscheidung

e) Sonstige Daten: 3 Jahre
(vgl. Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Sozialordnung,
Familie und Frauen vom 26. Juli 2004)

7. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:

Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen,
Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Wagmüller-Straße 18, 80538 München,
Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, hat dies folgende Konsequenzen:
Die betroffene Person ist nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten
bereitzustellen. Werden diese Daten nicht bereit gestellt, kann jedoch keine
Gewährung von Leistungen nach dem SGB VIII erfolgen