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Informationsblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 12 und 13 DSGVO)

Verfahren: ZEITWIRTSCHAFT

Verarbeitungstätigkeit: Zeitwirtschaft



Verwaltung von Personalstammdaten
Pflege von Arbeitszeitmodellen und Regelungen zu Arbeitszeiten
Erfassung von kommt/geht Zeiten
Dokumentation von Fehlzeiten
Datenaustausch mit OK.PWS


1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Aschaffenburg, Stadt
Postfach 10 01 63
63701 Aschaffenburg

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter
Aschaffenburg, Stadt
Postfach 10 01 63
63701 Aschaffenburg

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
Verwaltung von Personalstammdaten
Pflege von Arbeitszeitmodellen und Regelungen zu Arbeitszeiten
Erfassung von kommt/geht Zeiten
Dokumentation von Fehlzeiten
Datenaustausch mit OK.PWS

Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von Daten
- zur Führung von Zeitkonten,
- Dokumentation von Arbeits und Fehlzeitzen
- Abbildung papierloser Genhemigungsprozesse

Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
Art.5 DSGVO, Art. 6 DSGVO, § 16 ArbZG;
Art. 4 BayDSG-E i.V.m. § 32 Bundesdatenschutzgesetz,
Landesdatenschutzgesetzen, Bayerischem Beamtengesetz (BayBG),
Bundesbeamtengesetz (BBG), §3 Abs 5. TVöD (sinngemäß);
AltersteilzeitG; ArbeitsschutzG; BerufsbildungsG;
BetriebsverfassungsG; BGB; BundesurlaubsG; EntgeltfortzahlungsG; Teilzeit-und
Befristungsgesetz (TzBfG); Verordnung über die Arbeitszeit für den bayerischen
öffentlichen Dienst (Arbeitszeitverordnung - AzV) vom 25. Juli 1995 (GVBl S. 409,
BayRS 2030-2-20-F), zuletzt geändert durch § 4 der Verordnung vom 5. Januar
2011 (GVBl S. 12)

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
1:
abrechnungsrelevante Zeiten
Empfänger: Abrechnungsverfahren OK.PWS/AKDB-PERS
Anlass: Zahlbarmachung und Verbeitragung von Zeitzuschlägen, Überstunden, etc.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es findet keine Übermittlung an Drittländer statt.

6. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelöscht:
1. Steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung sind nach den Vorgaben der Abgabenordnung mindestens 10 Jahre aufzubewahren.
Alle anderen Daten sind für einen Zeitraum von zwei Jahren zu speichern.

Löschungen sind möglich und sollen, nach der Prüfung ob eine weitere Speicherung erforderlich ist, unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden.


Löschung:
Da ZEUS X auch über eine Archivierungsfunktion über PDF - Berichte verfügt, ist es häufig nicht erforderlich, Daten in der Datenbank zu halten, die älter sind als Vorjahr.
ZEUS X kann veranlasst werden, eine Vollsicherung der Datenbank zu erstellen und Buchungen, Ergebnisse und Kalenderdaten, welche vor dem Sicherungszeitpunkt liegen, aus der Datenbank zu löschen. Dies kann zu einer deutlichen Reduzierung der Datenbankgröße führen.

Die Archivierung und Verkleinerung der Datenbank ist Bestandteil des ZEUS X Einrichtungsassistenten und befindet sich unter der Rubrik ZEUS Datenbank.

7. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, hat dies folgende Konsequenzen:
ggf. arbeitsrechtliche Konsequenzen

Eine gesonderte Bereitstellung von pbD für ZEUS X ist i.d.R. nicht erforderlich. Die verwendeten Personaldaten können aus dem Arbeitsvertrag bzw. dem Abrechnungsverfahren entnommen werden.