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Informationsblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 12 und 13 DSGVO)

Verfahren: OK.PWS Personalwirtschaftssystem

Verarbeitungstätigkeit: Erhebung, Erfassung, Speicherung, Auswertung und Löschung von Personaldaten für das Personalmanagement


1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

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2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

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3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
Die Personendaten werden für Zwecke der Begründung, der Durchführung
und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen in der Personalverwaltung verarbeitet. Die Daten werden zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungs- und Steuerrecht sowie dem Tarifrecht benötigt.

Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung)
Artikel 6 - Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Artikel 9 - Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Artikel 88 - Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext

BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
§26 - Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Bayerisches Datenschutzgesetz: Artikel 4 ff. BayDSG-E und andere Landesdatenschutzgesetze;
§ 611ff BGB, § 59ff HGB, § 105ff GewO, Berufsbildungsgesetz,
Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Nachweisgesetz, Mutterschutzgesetz, Altersteilzeitgesetz,
Altersversorgungsgesetz, Zivilprozessordnung (ZPO),
Entgeltbescheinigungsverordnung, Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit;
Sozialversicherungsrecht (u.a. Sozialgesetzbuch), Rechtsvorschriften über
Meldepflichten des Arbeitgebers, Versorgungsrecht (incl. berufsständische
Versorgung), Zusatzversorgungsrecht,
Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz, Aufwendungsausgleichsgesetz;
Steuerrecht, insbesondere Einkommenssteuergesetz und Lohnsteuerrichtlinien;
Bayerisches Beamtengesetz (BayBG), Bundesbeamtengesetz (BBG), diverse
Länderbeamtengesetze;
Bayerisches Besoldungsgesetz (BayBesG), Bundesbesoldungsgesetz (BBesG),
Diverse Länderbesoldungsgesetze;
Tarifvertragsgesetz, Tarifverträge, z. B. TVöD, TV-L, TV-Ärzte, TV-V, TV-N, TV-K,
TV-MDK, AVR, TV-AWO, DRK-RTV, TV IKK; Kundenspezifische
Haustarifverträge;
Betriebsverfassungsgesetz, länderspezifische Personalvertretungsgesetze;
Regelungen des Statistischen Bundesamts und der Länderämter für Statistik;
Kundenspezifische Dienst- und Betriebsvereinbarungen

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
1 - Datenübermittlung an die SV-Träger
2 - Datenübermittlung an die Finanzbehörden

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es findet keine Übermittlung an Drittländer statt.

6. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelöscht:
Nach den Vorschriften des Sozialgesetzbuches (SGB) IV sind Lohnunterlagen,
Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung eines Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.
Das Steuerrecht kennt zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen: 6 bzw. 10 Jahre.
Nach den gesetzlichen Bestimmungen beginnt die Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht ab dem - auf ein Ereignis - folgenden Kalenderjahr.
Für die gesetzliche Unfallversicherung müssen die Entgeltnachweise für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Je nach Berufsgenossenschaft gibt es auch kürzere Fristen.

7. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus:
EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung)
Artikel 6 - Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Artikel 9 - Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Artikel 88 - Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext

BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
§26 - Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Bayerisches Datenschutzgesetz: Artikel 4 ff. BayDSG-E und andere Landesdatenschutzgesetze;
§ 611ff BGB, § 59ff HGB, § 105ff GewO, Berufsbildungsgesetz,
Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Nachweisgesetz, Mutterschutzgesetz, Altersteilzeitgesetz,
Altersversorgungsgesetz, Zivilprozessordnung (ZPO),
Entgeltbescheinigungsverordnung, Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit;
Sozialversicherungsrecht (u.a. Sozialgesetzbuch), Rechtsvorschriften über
Meldepflichten des Arbeitgebers, Versorgungsrecht (incl. berufsständische
Versorgung), Zusatzversorgungsrecht,
Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz, Aufwendungsausgleichsgesetz;
Steuerrecht, insbesondere Einkommenssteuergesetz und Lohnsteuerrichtlinien;
Bayerisches Beamtengesetz (BayBG), Bundesbeamtengesetz (BBG), diverse
Länderbeamtengesetze;
Bayerisches Besoldungsgesetz (BayBesG), Bundesbesoldungsgesetz (BBesG),
Diverse Länderbesoldungsgesetze;
Tarifvertragsgesetz, Tarifverträge, z. B. TVöD, TV-L, TV-Ärzte, TV-V, TV-N, TV-K,
TV-MDK, AVR, TV-AWO, DRK-RTV, TV IKK; Kundenspezifische
Haustarifverträge;
Betriebsverfassungsgesetz, länderspezifische Personalvertretungsgesetze;
Regelungen des Statistischen Bundesamts und der Länderämter für Statistik;
Kundenspezifische Dienst- und Betriebsvereinbarungen