Informationsblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 12 und 13 DSGVO)
Verfahren:  KommSafe
Verarbeitungstдtigkeit:  KommSafe ist eine Cloudspeicherlцsung zum sicheren Austausch und zur Ablage von Dateien ьber das Internet.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Landkreis Aschaffenburg 
Postfach
63736 Aschaffenburg

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
DatenschutzbeauftragterAschaffenburg 
Postfach
63736 Aschaffenburg

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:
KommSafe ist eine Cloudspeicherlцsung zum sicheren Austausch und zur Ablage von Dateien ьber das Internet.

Funktionen:
- Bereitstellung einer Plattform zum Austausch und zur Ablage von Dateien ьber das Internet
- Up- /Download, Verschieben und Lцschen von Dateien, Datenverwaltung sowie Zugriff per App und Outlook
- Abbildung der Organisationsstruktur des Kunden ьber Data Rooms
- Eigene Rechteverwaltung fьr Benutzer und Data Rooms
- Ablaufdatum fьr Dateien, Benutzeraccounts und Up- / Download-Links zur einfachen Vermeidung von redundanten Daten
- Kommentarfunktion fьr Dateien
- Sortierung nach Benutzer, Datum, Typ, GrцЯe, Name etc.
- Dateiaustausch mit Dritten ьber temporдre Up- / Downloadlinks (optional passwortgeschьtzt, zeitlich limitiert)
- Dateien werden nicht erst auf dem Server, sondern schon vor der Ьbertragung verschlьsselt
- Datenьbertragung erfolgt verschlьsselt mit HTTPS
- Mehrstufiges Berechtigungssystem fьr den Austausch von Dateien
- Protokollierung von erfolgreichen und fehlgeschlagenen Zugriffsversuchen, Up- und Downloads sowie deren Dateinamen
Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist:
Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO, Art. 4 BayDSG in Verbindung mit Kundenvertrдgen
EU-U.S. Data Privacy Framework
AWS Supplementary Addendum

4. Empfдnger oder Kategorien von Empfдngern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
Datenьbermittlung erfolgt im Rahmen der Zweckerfьllung (Dateiaustausch) zwischen Sender und Empfдnger der zu ьbertragenden Dateien

1. Kommunikationspartner (Einladungs- bzw. Bestдtigungsmails zum Up- bzw. Download)
2. Kommunikationspartner (Up- bzw. Download der zu ьbermittelnden Dateien)

Die Kommunikation mit Partnern aus einem Drittland ist grundsдtzlich nicht vorgesehen. Die Verantwortung fьr die Einhaltung obliegt aber den Kommunikationspartnern selbst.

5. Ьbermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
Durch die Einbindung des weiteren Auftragsverarbeiters AWS (Anbieter mit Hauptsitz in den USA) ist aus Datenschutzsicht ein Drittlandsbezug gegeben. Dieser ist datenschutzrechtlich vertretbar aufgrund Vorliegen der Bestimmungen des Kapitels V der DSGVO.

GemдЯ dem EU-U.S. Data Privacy Framework ist AWS fьr den Bereich der Non-HR Data zertifiziert (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments bis 01.07.2025). Zudem werden die durch die Anwender fьr das Hosting bereitgestellten Daten vor dem Upload durch ein asymmetrischen Verfahren clientseitig verschlьsselt, so dass weder Dracoon noch AWS Zugriff auf die verarbeiteten Klartextdaten besitzen.

GemдЯ vorliegendem Supplementary Addendum wird AWS den Kunden (Verantwortlichen i. S. v. Art. 4 Ziffer 7 DSGVO) im Falle von behцrdlichen Anfragen bezьglich einer Offenlegung der verarbeiteten Daten unverzьglich informieren und bei Vorliegen eines Verbots der Offenlegung dieser Daten nach europдischem Gesetz gegen diese Anfragen Rechtsmittel einlegen. Zudem kцnnten den anfragenden Behцrden ohnehin nur verschlьsselte Daten ьbermittelt werden, da den eingebundenen Auftragnehmern ein Zugriff auf die zur Entschlьsselung notwendigen Schlьssel nicht eingerдumt wird. Somit wird die Verarbeitung aus datenschutzrechtlicher Sicht vertretbar angesehen, gemessen an dem mit dieser Verarbeitung verbundenem Risiko fьr die Personen, deren Daten verarbeitet werden.

Die Aspekte der Datensicherheit und Verfьgbarkeit sind durch die Erfьllung der Anforderungen des BSI C5-Katalogs und entsprechender ISO-Normen sowie der KRITIS-Kompatibilitдt gem. § 8a Abs. 3 BSIG seitens Dracoon und des BSI-C5-Testats sowie der Zertifizierungen gem. ISO 27001, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 seitens AWS gut abgedeckt. Der Aspekt der Georedundanz wird durch drei Availability-Zonen und 3 Edge-Standorte in der AWS-Region Frankfurt abgedeckt und umfasst sowohl die verarbeiteten Daten als auch Backups.

6. Vorgesehene Fristen fьr die Lцschung der verschiedenen Datenkategorien
Ihre Daten werden in dem Verfahren mit folgenden Fristen gelцscht:
1. Protokolldaten werden nach 10 Tagen gelцscht
2. Nach Beendigung des Vertragsverhдltnisses werden die Daten gelцscht (eventuell noch benцtigte Dateien muss der Kunde vor Vertragsende selbst herunterladen)
3. Die Lцschung von Benutzer-Daten nach Wegfall des Speichergrunds obliegt dem Administrator des Kunden
4. Die Lцschung der Dateien liegt in der Verantwortung der Kommunikationspartner (Ablauf-Datum fьr Dateien festlegen oder manuelles Lцschen der Dateien nach Wegfall des Speichergrunds)

7. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen die Rechte aus Art. 15-18,20,21 zu:

•Recht auf Auskunft ьber die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Recht auf Berichtigung, Lцschung, Einschrдnkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafьr vorliegen,
•Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten fьr den Datenschutz, Wagmьller-StraЯe 18, 80538 Mьnchen,
•Recht auf Datenьbertragbarkeit, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafьr vorliegen.
8. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Datenerhebung durch den Verantwortlichen (siehe 1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen) durch eine entsprechende	Erklдrung eingewilligt haben, kцnnen Sie die Einwilligung jederzeit fьr die Zukunft widerrufen.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, hat dies folgende Konsequenzen:
Daten mьssen auf anderen Wegen (z.B. per USB-Stick) ausgetauscht werden mit den sich daraus ergebenden erheblichen Sicherheitsrisiken.